۹ نکته مهم برای اینکه وقت کم نیاورید

 : با این عقیده که هیچ وقت برای هیچ کاری دیر نیست، موافقیم ولی باید بپذیریم که زمان بی‌نهایت نیست و تا به خودمان بجنبیم فرصت‌ها را از دست داده‌ایم. برای از دست دادن فرصت‌ها قرار نیست همیشه ماه‌ها و سال‌ها را تلف کنیم، از دست دادن همین ثانیه‌های دم‌دست هم می‌تواند بعضی فرصت‌ها را برای همیشه از بین ببرد. خلاصه‌اینکه اگر بخواهیم زندگی را مدیریت کنیم و از آرزوهای کوچک و بزرگمان جا نمانیم باید از همین ساعت‌هایی که در آن هستیم، شروع کنیم و یاد بگیریم چطور مدیر زمان خود باشیم.  

قبل از هر چیز باید روشی که در حال حاضر از زمان خود استفاده می‌کنید را تحلیل و بررسی کنید. ممکن است به دلیل تکرار روزمره نتوانید دقیقا زمان‌های اتلاف وقت خود را بشناسید، به همین دلیل بهتر است از یک دفترچه یادداشت برای ثبت دقیق وقایع روزمره استفاده کنید. پس از ثبت وقایع هنگام تجزیه و تحلیل آنها خودتان متوجه فعالیت‌های غیرضروری خواهید شد. اصلا نگران نباشید همین که شروع به مدیریت زمان خود کنید، متوجه اهمیت این موضوع خواهید شد.

اولویت‌بندی یکی از قدم‌های مدیریت زمان است. این کار به شما کمک می‌کند که کارهای غیرضروری را که نه تنها اوقات خوشی برای شما نمی‌سازد بلکه زمان حال را هم از شما می‌گیرند و شما را از اهدافتان دور می‌کند، حذف کنید. اصلا فکر نکنید که مجبورید تمام روز کارهای خط‌کشی شده انجام دهید یا هر کار تفریحی و لذت‌بخشی زائد به حساب می‌آید. اتفاقا باید برای تصمیم‌گیری درباره فعالیت‌هایی که باید انجام دهید باید فعالیتی را حذف کنید که از آن لذت نمی‌برید یا به خوبی از عهده انجام آن برنمی‌آیید. برای شروع اصلا تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده بگیرید، پس از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد. به یاد داشته باشید ساعت‌های محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورای قابلیت‌های خود دست پیدا کنید. زمانی را فقط برای خودتان در نظر بگیرید. برای دستیابی به حداکثر عملکرد به زمان خواب و استراحت کافی احتیاج دارید.

لازم نیست همواره پذیرای کسانی باشید که می‌خواهند با شما گپ بزنند. این افراد می‌توانند مانع بهره‌وری و باعث به هم ریختگی محیط یا ذهن شما شوند. با بستن در اتاق کار یا حذف ارتباط چشمی می‌توانید به آنها بفهمانید که شما اکنون مشغولید و وقت اضافه ندارید.

راه دیگر برای کاهش مزاحمت، جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌تواند خیلی وقت‌گیر باشد. برای مثال شما در حال انجام کار مهمی هستید که نیاز به تمرکز بالایی دارد و ناگهان دوست شما با بی‌اطلاعی از شرایط شما با یک تماس طولانی تلفنی وقت زیادی از شما می‌گیرد، به طوری که پس از پایان تماس تلفنی حس می‌کنید انرژی زیادی از شما گرفته شده و همچنین رشته کار از دست شما رفته است، بنابراین از خاموش کردن یا بی‌صدا کردن تلفن نترسید. پس از پایان کارتان می‌توانید پیام‌ها و تماس‌ها را چک کنید.

راهزنان وقت همان‌طور که از نام‌شان پیداست، وقت را از ما می‌دزدند و تا به خودمان می‌آییم می‌بینیم زمان به انتها رسیده و وقت‌مان تمام شده و این اصلا خوشایند نیست. صحبت‌های کم‌اهمیت، مهمانان ناخوانده، تلفن‌های مزاحم و بی‌اهمیت، دوباره کاری، ناتوانی در نه گفتن به خواسته‌های بیجا و برای هر کاری امروز و فردا کردن، بعضی از راهزنان وقت هستند که همه ما با آنها سر و کار داریم. زنده کردن وقت‌های مرده‌ای مثل وقت‌هایی که در انتظار هستید، انجام همزمان بعضی کارها، نه گفتن به خواسته‌های بی‌اهمیت و عقب انداختن کارهای بی‌اهمیت
به جای عقب انداختن کارهای ضروری، راه‌حل‌های ساده‌ای برای ایجاد وقت هستند.

سعی کنید کارهایی را انجام دهید که به آنها احتیاج دارید. این نوع کارها را در فهرست کارهای‌تان یادداشت کرده و بعد کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این عمل روزتان را کنترل می‌کنید و در پایان روز احساس خوبی خواهید داشت. همچنین می‌دانید که چه فعالیت‌‌هایی را انجام نداده‌اید و روز بعد آنها را به اولویت‌های روزانه اضافه خواهید کرد.

برای اینکه از خودتان رضایت بهتری داشته باشید لازم است کارها را به طور کارا و موثری انجام دهید نه اینکه فقط خود را سرگرم و مشغول کنید. همین که کارها را با عملکرد بهتری و سروقت انجام دهید در افزایش خودباوری و اعتمادبه نفس هر روز شما تاثیر بسیاری دارد.

از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌شوند. یک دسته کارهای مهم و فوری هستند؛ این دسته کارها افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌کند و معمولا افراد ناموفق کسانی هستند که آنها را به تعویق می‌اندازند. دسته دوم کارهای فوری و بی‌اهمیت هستند؛ این کارها با اهداف اصلی ما هم‌جهت نیستند اما انجام می‌شود. یک دسته دیگر هم کارهای کم‌اهمیت و غیرضروری هستند. گاهی بعضی از ما به دلیل ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری یا از روی تفریح و تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس خود را به این کارها سرگرم می‌کنیم.موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تفکیک کارهای مهم و غیرمهم است. اگر می‌خواهید درست عمل کنید از کارهای غیرمهم فاکتور بگیرید و صرف‌نظر کنید.

۱٫  فهرستی از مهم‌ترین کارهای خود تهیه کنید.
۲٫  دفترچه زیبایی انتخاب کنید تا از نوشتن در آن لذت ببرید.
۳٫  هر روز را با کارهای مهم شروع کنید.
۴٫  همیشه از خود بپرسید هم‌اکنون بهترین کاربرد وقت من چیست؟
۵٫ کاری که برای انجامش با خودتان قرار گذاشته‌اید را هم اکنون شروع کنید.
۶٫  کارهای زیادی را همزمان با هم انجام ندهید.
۷٫  یک روز را هزار بار تکرار نکنید.
۸٫  برای ارزیابی زمان خود فهرست زمان‌بندی را مرور کنید.
۹٫ هر روز فرصتی را به فکر کردن اختصاص دهید.